Mikkelin Nyrkkeilijät Ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 2.6.2022

Rekisterinpitäjä

Mikkelin Nyrkkeilijät Ry
Kamppailuareena Mikkeli
Suur-Savonkatu 1-3
50100 Mikkeli
Y-tunnus: 1761097-2

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Katso ajantasaiset puheenjohtajan ja sihteerin yhteystiedot välilehdeltä Johtokunta.

Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Mikkelin Nyrkkeilijät oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
• väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.

Tietojen käsittely perustuu seuran toimihenkilöiden osalta Mikkelin Nyrkkeilijät Ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Mikkelin Nyrkkeilijät Ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Mikkelin Nyrkkeilijät Ry:n ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää / voi sisältää Mikkelin Nyrkkeilijät Ry:n jäsenistä ja yhteistyökumppaneista seuraavia tietoja: jäsenen nimi, puhelinnumero(t), osoite, sähköpostiosoite, syntymäaika ja/tai henkilötunnus, alle 18-vuotiaan jäsenen huoltajan tiedot, lisenssin laji, ansiomerkit ja muut palkitsemiset, osallistuminen eri kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin sekä tulokset eri kilpailuista. Rekisteri sisältää myös suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään, kun hän ilmoittautuu harjoituksiin esim. SuomiSportin kautta, jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Mikkelin Nyrkkeilijät Ry:lle

Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille.

Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

Jäsenrekisteri on vain kulloisenkin yhdistyksen johtokunnan sekä ryhmien ohjaajien tarkasteltavissa ja käytettävissä.

Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän jäsenillä, joiden tehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Rekisteristä otetaan säännöllinen varmuuskopiointi.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. Jäsenten henkilötietoja säilytetään aktiivisessa käytössä vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminentätä pidempään ole lain edellyttämä tai lain nojalla sallittu.

Jäsenluettelo (tilanne harjoitusvuoden viimeisenä päivänä) sekä muut osallistuja- ja tulosluettelot säilytetään pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa. Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten jäsenellä ja asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuran puheenjohtajalle tai sihteerille. Katso ajantasaiset puheenjohtajan ja sihteerin yhteystiedot seuran sivulta johtokunta.

Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Mikkelin Nyrkkeilijät ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin tietoja.

Jäsentä pyydetään kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen on aina jäsenyyden ja tietyissä tilanteissa palvelujen käyttämisen edellytys. Yhdistys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää jäsenyys,mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.